Spreadsheet fouten kosten bedrijfsleven veel geld

Onlangs werd in de New York Times in het Investeringen katern, melding gemaakt van een deal waar Goldman Sachs de financiële adviseur was bij een fusie tussen de miljarden bedrijven Vista equity partners en Tibco Software inc.

An Oops for Goldman Sachs in Its Advice on Vista-Tibco Merger. David Gelles, New York times

Foutje van $ 100 miljoen

Gedurende de laatste dagen van de onderhandelingen was door Goldman Sachs een fout(je) gemaakt. Verwarring rondom een spreadsheet had er toe geleid dat Goldman Sachs een te hoge omvang van het geplaatste aandelenkapitaal in Tibco, aan de koper, Vista, had gepresenteerd. De overeengekomen koopprijs van $ 4.3 miljard moest met $ 100 miljoen naar beneden worden bijgesteld. Een flinke tegenvaller voor de aandeelhouders van Tibco.

Eigen ervaring

Bij één van mijn opdrachtgevers, waar men een vertrouwensrelatie met stakeholders, zoals bank en aandeelhouders wenste te verbeteren, klaagde de stakeholders dat de voorspelbaarheid van het resultaat onbetrouwbaar was. In de beginperiode van iedere opdracht, kijk ik in detail naar de gebruikte rapportage software (meestal Excel), de methodiek, de aansluitingen met het grootboek, en doe een  aantal eenvoudige controles: juistheid, tijdigheid en volledigheid van de kolommenbalans uit de financiële administratie in vergelijking met het gepresenteerde resultaat.

Nadelig foutje van € 500K.

Het gedurende het gehele jaar gerapporteerde resultaat, bleek € 500K te hoog te zijn. De gepresenteerde magere plus, werd een verlies. Wat was er gebeurd? Het management was alleen geïnteresseerd in de Winst en verlies rekening. De welwillende “Controller” bouwde daarom zijn maandrapportage spreadsheet met daarin enkel de resultaat grootboekrekeningen als bron. De rest “had hij niet nodig”, en werd dan ook niet in het spreadsheet bewaard. Het rapport zag er mooi en “gelikt” uit en de “Controller” was tevreden. Echter de eerste volledigheidscheck die ik deed, toonde aan dat een in het voorjaar nieuw aangemaakte, grootboekrekening, die in de Winst en verlies rekening thuis hoorde, niet was opgenomen! Weg bescheiden winst en erger nog weg vertrouwen van de stakeholders.

 Erg lastig, want dat doet toch wel pijn

Dit zijn vrij extreme voorbeelden van spreadsheet fouten en we hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Heb je keihard zitten werken aan dat mooie overzicht, presenteer je het aan de collega MT leden of directie en, Oeps, je ziet nog een foutje, of erger nog voor jou, die zeer ervaren directeur met een zeer goed gevoel voor de cijfers en kengetallen…. Erg lastig, want dat doet toch wel pijn. Volgende keer let je wel beter op.

14 kolommen papier

Oneerbiedig gezegd is een spreadsheet een elektronische uitvoering van het “14 kolommen papier”. Dit werd tot de komst van de personal computer en de spreadsheets zoals Multiplan, door de Controller gebruikt, om met de hand, telstroken en hoofdrekenen, de rapportages en overzichten samen te stellen. Een zeer tijdrovende klus. Maar goed en fijn dat we nu Excel hebben.

Spreadsheet is een hulpmiddel

Controles inbouwen.

Wanneer we er ons van bewust zijn dat een spreadsheet zoals Excel, de elektronische versie van het veertien kolommen papier is, een hulpmiddel om te rapporteren, dan hebben we veel gewonnen. Wat je met je papieren rekenblad moet doen, moet je ook met je elektronische spreadsheet (Excel) doen: controles inbouwen.

Ik pleit er dus absoluut niet voor om Excel uit te bannen. Neen, integendeel. Ik zou het zelf ook niet willen missen. Het is een geweldig hulpmiddel voor analyses, en rapporten. Toch denk ik dat je als CFO of Controller, eens goed moet nadenken over het gebruik van Excel binnen de financiële functie. Waarvoor gebruik ik het wel en niet en zo ja, welke maatregelen kan ik nemen om ervoor te zorgen dat foutenkansen, geminimaliseerd zijn?

Zou u niet liever één registratie systeem van financiële en operationele data willen hebben, met de benodigde ingebedde controles op input van data, en waarbij je eenvoudig toegangsrechten tot rapportages kunt inrichten? Een dergelijk systeem vermindert bedrijfsrisico door het automatiseren en stroomlijnen van zakelijke financieel beheer, en zorgt voor de naleving en het verbeteren van governance en compliance door het automatiseren van financiële consolidatie.

Toegevoegde waarde.

Met behulp van moderne Business intelligence tools hebben diverse aanbieders flexibele tools in de markt gezet om uw controle- en rapportage cyclus te stroomlijnen en minder gebruiker afhankelijk te maken. Ik ben van mening dat veel bedrijven en organisaties een dergelijke tool, waarmee je ook je forecasting, en budgettering goed kunt organiseren veel toegevoegde waarde zal gaan opleveren. En jawel, daar zijn we weer: uw CFO Controller moet en kan waarde toevoegen aan uw bedrijf!